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KEMMERMANN

PROJEKTMANAGEMENT

Projektorganisation

Die erfolgreiche Durchführung eines Projektes steht und fällt mit der Qualität seiner Organisation. Nach unserer Überzeugung liegt in professioneller Projektorganisation der Schlüssel für erfolgreiches Agieren in den übrigen Handlungsbereichen.

Je präziser die in der Regel in einem so genannten Projekthandbuch (PHB) dokumentierten Projektziele formuliert und Plandaten festgehalten werden, desto zielgerichteter können Planung und Bauausführung erfolgen.

Je durchdachter die an den Projektzielen und den Regelwerken des Bauherrn auszurichtende Aufbau- und Ablauforganisation strukturiert und im so genannten Organisationshandbuch (OHB) vermittelt wird, desto effektiver und reibungsloser funktioniert die Zusammenarbeit der Beteiligten.

Je konsequenter während der gesamten Projektabwicklung auf Einhaltung der vereinbarten Regularien bestanden und PHB und OHB fortgeschrieben werden, desto nachvollziehbarer bleibt das Projektgeschehen.

Diskussionen werden zielgerichtet und nicht über das nötige Maß hinaus geführt. Unnötige Mehrfachbesprechungen und Frustrationen aufgrund vermeintlicher Informationslücken oder aus dem Gefühl heraus, seine Belange nicht in ihrer Bedeutung angemessener Weise einbringen zu können, werden vermieden; Zeit- und Motivationsverlusten aufgrund unklarer Zuständigkeiten oder Abläufe wird die Grundlage entzogen.

Um dies zu erreichen, steht für uns am Beginn eines Projektes die Aufstellung von PHB und OHB an vorderer Stelle.

Im OHB werden in für alle Beteiligten nachvollziehbarer Weise u.a. die Schnittstellen zwischen den Projektbeteiligten dargestellt (Leistungsbilder, Zuständigkeiten etc.), im erforderlichen Umfang die internen Strukturen der Projektbeteiligten offengelegt (Organigramme), Regelabläufe festgelegt (Planungsphasen, Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung, Änderungsmanagement usw.), die Besprechungsorganisation dargestellt (inhaltliche Abgrenzung zwischen den Besprechungen, Teilnehmer, Leitung, Protokollierung, Zyklen usw.) sowie sämtliche übrigen Kommunikationsprozesse geregelt (Schriftverkehr, Berichtswesen, Entscheidungsvorlagen etc.).

Projektorganisation wie wir sie verstehen, strebt nicht nach formalistischer Organisation um der Organisation willen, sondern nach größtmöglicher Handlungssicherheit für alle Beteiligten, um ihnen den Kopf freizuhalten für ihre „eigentliche“ Arbeit.